🗹: Ký hiệu chỉ định nơi nhận
| SOẠN THẢO | XEM XÉT 1 | XEM XÉT 2 | PHÊ DUYỆT |
| Phạm Chí Linh | Phạm Chí Linh |
Đỗ Văn Mạnh | Đỗ Văn Mạnh |
MỤC LỤC
6.1. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp 5
6.1.1. Lưu đồ kiểm soát sản phẩm không phù hợp 5
6.1.2. Mô tả lưu đồ kiểm soát sản phẩm không phù hợp 7
6.2.1. Ghi nhận và xem xét sự không phù hợp 9
6.2.2. Phân tích nguyên nhân 9
6.2.3. Đề xuất và phê duyệt biện pháp khắc phục 9
6.3.1. Ghi nhận sợ không phù hợp tiềm ẩn 10
6.5. Danh sách các biểu mẫu đính kèm 11
MỤC ĐÍCH
Phát hiện sự không phù hợp, loại bỏ những nguyên nhân trực tiếp và tiềm ẩn của sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn, đồng thời cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm và thoả mãn yêu cầu của khách hàng
PHẠM VI ÁP DỤNG
Tất cả các đơn vị trong Hệ thống Quản lý chất lượng của Công ty CP Phát triển Kỹ thuật Công nghệ EDH.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
ISO 9001 : 2015
TCVN/ISO 9001 : 2015
Chính sách chất lượng (QP)
ĐỊNH NGHĨA
Sản phẩm không phù hợp: Là sản phẩm không đáp ứng các yêu cầu đã xác định cho sản phẩm (Ví dụ như đặc tính kỹ thuật hoặc yêu cầu của khách hàng)
Sự không phù hợp: Là việc không đáp ứng được một yêu cầu nào đó
Sự khắc phục: Là biện pháp loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện.
Hành động khắc phục: Là việc tìm ra nguyên nhân và xác định biện pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã được phát hiện.
Hành động phòng ngừa: Là hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn.
Hành động cải tiến: Là hành động nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hệ thống hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng.
Những cụm từ viết tắt:
NPH: Người phát hiện hoặc tiếp nhận thông tin sản phẩm không phù hợp
ĐVPH: Đơn vị phát hiện hoặc tiếp nhận thông tin sản phẩm không phù hợp
ĐVQLSP: Là đơn vị quản lý sản phẩm không phù hợp
DVKT: Phòng Dịch vụ Kỹ thuật
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Các trưởng bộ phận:
Ghi nhận sự không phù hợp và đánh giá sự cần thiết phải có hoạt động khắc phục, xác định nguyên nhân, phê duyệt phương án giải quyết ở cấp bộ phận, đề xuất phương án trình Giám đốc đối với những vấn đề cấp Công ty.
Ban Giám đốc:
Xem xét nguyên nhân và phê duyệt biện pháp giải quyết cấp Công ty.
NỘI DUNG
Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Lưu đồ kiểm soát sản phẩm không phù hợp
| BƯỚC | TRÁCH NHIỆM | NỘI DUNG CÔNG VIỆC | TÀI LIỆU |
|
1
2 3 4 5 6 7 |
NPH, ĐVPH
ĐVQLSP, DVKT TGĐ ĐVQLSP ĐVQLSP, DVKT DVKT, ĐVQLSP ĐVQLSP, DVKT |
Phát hiện sản phẩm không phù hợp
Báo cáo & lập hồ sơ Phân tích nguyên nhân Lập báo cáo Phê duyệt Xử lý sản phẩm không phù hợp Kiểm tra Hoàn thiện báo cáo Hoạt động KP PN CT Lưu hồ sơ Tự xử lý Nhẹ Nặng |
P.14-F1
P.14-F1 P.14-F1 P.14-F1 P-14-F2 P-14-F3 P.14-F1 |
Hình : Lưu đồ kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Mô tả lưu đồ kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Bước 1: Phát hiện sản phẩm không phù hợp
Sản phẩm không phù hợp được phát hiện thông qua:
- Kiểm soát quá trình.
- Kết quả kiểm tra thử nghiệm
- Yêu cầu của khách hàng.
Người phát hiện (NPH), Đơn vị phát hiện (ĐVPH) ra sản phẩm không phù hợp có trách nhiệm nhận dạng, thông báo cho đơn vị quản lý sản phẩm
Bước 2: Lập báo cáo
Đơn vị quản lý sản phẩm có trách nhiệm phải xem xét và ghi lại những điều không phù hợp của sản phẩm và tuỳ theo đối tượng sử dụng như thế nào, vị trí địa lý ra sao, đơn vị quản lý sản phẩm sẽ xác định đánh giá sự nặng nhẹ của sản phẩm không phù hợp.
Sau khi xác định được mức độ nặng nhẹ của sản phẩm, đơn vị quản lý sản phẩm sẽ đề ra các biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp.
Trong trường hợp sản phẩm không phù hợp ở mức độ nhẹ (Sự cố đơn giản)
- Các vật tư, nguyên vật liệu, phụ kiện… sai, hỏng không gây ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm hoặc có thể khắc phục, bổ sung một cách dễ dàng.
- Các sản phẩm không phù hợp có tính chất không nghiêm trọng không gây ảnh hưởng nhiều đến khách hàng, ở vị trí địa lý gần.
- Các thiết bị có sử dụng phần mềm và chương trình, nhưng các chương trình này chưa được cài đặt đúng.
Trong trường hợp này thì đơn vị quản lý sản phẩm sẽ tự xử lý. Trưởng đơn vị quản lý sản phẩm sẽ chỉ định các thành viên khắc phục sản phẩm không phù hợp. Các biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp bao gồm các bước:
- Làm lại cho phù hợp
- Đàm phán với khách hàng để được chấp nhận sửa chữa hay không sửa chữa.
Trưởng đơn vị quản lý sản phẩm là người phê duyệt báo cáo.
Trong trường hợp sản phẩm không phù hợp ở mức độ nặng (Sự cố phức tạp)
- Các vật tư, nguyên vật liệu, phụ kiện…sai, hỏng ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm, khắc phục, bổ xung không dễ dàng.
- Các sản phẩm vi phạm nặng tới các tiêu chuẩn kỹ thuật, khắc phục rất khó
- Các sản phẩm ảnh hưởng nghiêm trọng tới mục đích sử dụng của khách hàng.
Trong trường hợp này Phòng Dịch vụ Kỹ thuật và đơn vị quản lý sản phẩm sẽ kết hợp với các đơn vị khác trong Công ty phân tích nguyên nhân để đưa ra biện pháp xử lý. Trưởng Phòng Dịch vụ Kỹ thuật sẽ đề xuất các thành viên tham gia khắc phục sản phẩm không phù hợp. Các biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp bao gồm:
-
- Làm lại cho phù hợp
- Đàm phán với khách hàng để được chấp nhận sữa chữa hay không sữa chữa.
- Tiến hành loại bỏ ra khỏi mục đích sử dụng ban đầu, phân cấp để sử dụng vào việc khác.
- Loại bỏ sản phẩn không phù hợp
Trưởng phòng Dịch vụ Kỹ thuật là người xem xét, đưa ra phương án xử lý và đệ trình nên Giám đốc để giải quyết.
Bước 3: Phê duyệt
Giám đốc công ty là người phê duyệt các báo cáo sản phẩm không phù hợp ở mức độ nặng.
Tất cả các biện pháp xử lý chỉ được thực hiện khi đã được Giám đốc phê duyệt
Bước 4: Xử lý sản phẩm không phù hợp
Các thành viên tham gia xử lý sản phẩm không phù hợp tiến hành theo các biện pháp xử lý mà Giám đốc đã phê duyệt
Sản phẩm sau khi xử lý được giao lại cho đơn vị quản lý sản phẩm
Bước 5: Kiểm tra lại
Đơn vị nhận sản phẩm sau khi xử lý có trách nhiệm kiểm tra lại
Khi kiểm tra lại, nếu sản phẩm đã được xử lý không đạt yêu cầu thì quay lại bước 2
Trưởng đơn vị quản lý sản phẩm và Trưởng phòng Dịch vụ Kỹ thuật sẽ là người phê duyệt báo cáo
Bước 6: Đề xuất sự cần thiết của hoạt động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến
Trưởng đơn vị quản lý sản phẩm và Trưởng phòng Dịch vụ Kỹ thuật sẽ là người xem xét và đề xuất sự cần thiết của hoạt động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến.
Đưa ra các biện pháp kiểm soát để phòng ngừa việc lặp lại sự không phù hợp của sản phẩm.
Bước 7: Lưu hồ sơ
Phòng Dịch vụ Kỹ thuật và đơn vị quản lý sản phẩm có trách nhiệm lưu báo cáo bằng văn bản để báo cáo trong cuộc họp xem xét lãnh đạo.
Phòng Dịch vụ Kỹ thuật có trách nhiệm tổng hợp các Báo cáo không phù hợp
Hoạt động khắc phục
Ghi nhận và xem xét sự không phù hợp
Căn cứ trên:
- Các khiếu nại của khách hàng.
- Các biên bản kiểm tra sản phẩm,
- Các báo cáo sản phẩm không phù hợp
- Kết quả của quá trình giám sát sản xuất
- Việc thực hiện mục tiêu chất lượng ở bộ phận
- Kết quả đánh giá nội bộ
Trưởng các đơn vị ghi nhận sự không phù hợp cần có hoạt động khắc phục vào P-14-F2, Mục 1 và ký xác nhận. Việc mô tả này phải rõ ràng, cụ thể và đủ mức chi tiết để có thể tiến hành phân tích nguyên nhân gây ra sự không phù hợp.
Phân tích nguyên nhân
Trưởng đơn vị có sự không phù hợp có trách nhiệm tổ chức việc phân tích để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Trong trường hợp nguyên nhân chưa rõ ràng và liên quan tới nhiều đơn vị khác, trưởng đơn vị có thể yêu cầu Đại diện lãnh đạo và chất lượng tổ chức cuộc họp có đủ các thành viên liên quan tham gia.
Kết quả của việc phân tích nguyên nhân được ghi vào P-14-F2 Mục 2 và do trưởng đơn vị hoặc Đại diện Lãnh đạo ký xác nhận
Đề xuất và phê duyệt biện pháp khắc phục
Dựa trên nguyên nhân gây ra sự không phù hợp, trưởng đơn vị xây dựng biện pháp khắc phục đông thời phân công người thực hiện và kiểm tra cũng như thời hạn hoàn thành. Biện pháp khắc phục này phải rõ ràng cụ thể và tương ứng với sự không phù hợp gặp phải, Kết quả được ghi trong P-14-F2 Mục 3
Nếu biện pháp khắc phục có thể thực hiện được ở trong nội bộ đơn vị, thì trưởng đơn vị ký xác nhận và thông báo trong đơn vị. Nếu cần có sự tham gia của nhiều đơn vị khác trong Công ty, Giám đốc Công ty & Đại diện Lãnh đạo ký duyệt và thông báo cho các đơn vị liên quan để thực hiện.
Thực hiện
Căn cứ trên ý kiến phê duyệt, người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện đúng phương án khắc phục trong thời hạn quy định.
Kiểm tra
Nếu không có chỉ định đặc biệt về người kiểm tra tại bước 6.3, trưởng đơn vị sẽ dựa trên các yêu cầu của biện pháp khắc phục để đánh giá lại, nếu hành động khắc phục đã đạt thì hoàn tât lưu hồ sơ, nếu chưa đạt thì tuỳ theo bản chất để tiến hành lại từ bước 6.2 hoặc 6.4. Kết quả kiểm tra được ghi vào P-14-F2 Mục 4
Lưu hồ sơ
Sau khi kiểm tra đạt kết quả mong muốn, hồ sơ được lưu lại theo P-16
Báo cáo
Các trưởng đơn vị có trách nhiệm tổng hợp tình trạng các hoạt động khắc phục đã diễn ra ở đơn vị, lập thành văn bản gửi Đại diện Lãnh đạo.
Hoạt động phòng ngừa
Ghi nhận sự không phù hợp tiềm ẩn
Căn cứ trên việc phân tích dữ liệu từ:
- Kết quả của quá trình giám sát sản xuất
- Các ý kiến phản hồi từ khách hàng.
- Kết quả đánh giá nội bộ
- Kết quả các hoạt động khắc phục
- Kết quả thực hiện chính sách và mục tiêu chất lượng
Trưởng các đơn vị ghi nhận sự không phù hợp tiềm ẩn cần có hoạt động phòng ngừa vào P-14-F2 Mục 1 và ký xác nhận
Các bước từ 6.3.2 đến 6.3.7 trình tự thực hiện tương tự như hoạt động khắc phục.
Hoạt động cải tiến
Nhận biết nhu cầu
Ban giám đốc và các trưởng đơn vị phân tích các dữ liệu trong các hành động khắc phục và phòng ngừa đã thực hiện, dựa trên các hoạt động thực tế và sự biến động nhu cầu thị trường sẽ xác định các hoạt động cải tiến cần thực hiện. Các hoạt động cải tiến này có thể liên quan tới:
- Chất lượng sản phẩm
- Sự hài lòng của khách hàng
- Các quá trình của Hệ thống chất lượng
- Tính hiệu lực của Hệ thống chất lượng
Lập kế hoạch
Trưởng đơn vị lập kế hoạch triển khai để đảm bảo hiệu lực và kiểm soát được nhu cầu cải tiến đã xác định. Kế hoạch cải tiến này được lập theo P-14-F3 và do Giám đốc Công ty hoặc Đại diện Lãnh đạo phê duyệt
Thực hiện
Những đơn vị được phân công sẽ tiến hành thực hiện dựa trên kế hoạch đã phê duyệt.
Theo dõi
Đại diện Lãnh đạo và trưởng đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện các hoạt động khắc phục. Khi phát hiện sai lệch trưởng đơn vị lập báo cáo thực hiện các kế hoạch cải tiến tại đơn vị và gửi cho Đại diện Lãnh đạo.
Báo cáo
Kết quả của hoạt động cải tiến được báo cáo trong cuộc họp xem xét của ban lãnh đạo và do Đại diện Lãnh đạo tổng hợp và phân tích
Danh sách các biểu mẫu đính kèm
- Báo cáo sản phẩm không phù hợp: P-14-F1
- Báo cáo hoạt động khắc phục/phòng ngừa: P-14-F2
- Kế hoạch cải tiến: P-14-F3